Transformation Digitale

Comme beaucoup de TPE ou PME, vous avez peut-être été confronté aux défis du télétravail ces dernières années. Si cette pratique a été imposée par la crise sanitaire, elle est désormais considérée comme un atout majeur pour de nombreuses entreprises.
En 2021, 46% des salariés de TPE et PME travaillaient depuis chez eux, soit une hausse de 19%. 

Beaucoup de patrons comptent bien garder cette pratique. 
Les TPE/PME, souvent plus agiles et réactives, peuvent tirer un parti considérable du télétravail. Mais comment s'y prendre concrètement ? Et comment s'assurer que la mise en place de ce système de travail sera bénéfique pour son activité ?

L’entrepreneur du mois :

Prénom : Thomas
Fonction : Gérant d’une TPE agence de voyage 
Effectif : 4 employés  
Année de création : 2019

Avant de se lancer dans le télétravail, Thomas, à la tête de sa jeune agence de voyages, faisait face à plusieurs défis. 
Les locaux qu'il louait étaient coûteux et peu adaptés à ses besoins, notamment en termes d'espace de travail pour ses collaborateurs. 

De plus, la gestion des horaires était complexe : il était difficile de concilier les impératifs de l'agence (horaires d'ouverture élargis pour répondre aux demandes des clients) avec la vie personnelle de ses employés. 
Ces contraintes pesaient sur la motivation des équipes et commençaient à impacter la qualité du service rendu aux clients.

C'est lors d'un rendez-vous avec son expert-comptable que Thomas a évoqué ces difficultés.
Ce dernier lui a suggéré d'envisager le télétravail partiel comme une solution pour améliorer la flexibilité, réduire les coûts et augmenter la productivité de son entreprise. 
Séduit par l'idée, Thomas a décidé de se lancer dans cette nouvelle aventure.

Pourquoi le télétravail ?

• Flexibilité accrue : Le télétravail a permis à Thomas et à ses équipes de travailler à des horaires plus adaptés à leurs contraintes personnelles et professionnelles, tout en restant disponibles pour les clients.
• Réduction des coûts : En aménageant les horaires et les jours de télétravail de chacun sur la semaine, Thomas a pu choisir un local moins coûteux et plus adapté avec un espace pour accueillir les clients ainsi qu’un espace bureau où les collaborateurs viennent travailler à tour de rôle sur la semaine.
• Amélioration de la qualité de vie au travail : Le télétravail a permis à ses collaborateurs de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle, ce qui a eu un impact positif sur leur motivation et leur bien-être.

La communication : un enjeu clé pour le succès du télétravail

Au début de son expérience de télétravail, Thomas a rapidement réalisé que la communication, un aspect souvent sous-estimé, était essentielle pour maintenir la cohésion de son équipe et assurer la bonne marche de son agence.
En effet, travailler à distance implique de repenser les modes de communication traditionnels et d'adopter de nouveaux outils.

Les défis fréquemment rencontrés à la mise en place du télétravail.

• Manque d'interactions informelles : Les échanges informels, qui favorisent la cohésion d'équipe et la créativité, sont plus difficiles à reproduire à distance.
• Difficultés à se concentrer : Les distractions à domicile peuvent perturber la concentration des collaborateurs et réduire leur productivité.
• Retards dans la transmission de l'information: Les outils de communication ne sont pas toujours utilisés de manière optimale, ce qui peut entraîner des retards dans la prise de décision.

Les solutions adoptées par Thomas

Pour pallier ces difficultés, Thomas a pu se tourner vers plusieurs outils:

1. Microsoft Teams : Plateforme complète, Teams a rapidement remplacé les outils de communication traditionnels au sein de l'agence de Thomas. 
   Il permet d'organiser des réunions en ligne, de partager des fichiers, de collaborer sur des documents en temps réel et de créer des canaux de discussion thématiques.
2. Zoom pour les réunions spécifiques : 
   Bien que Teams soit un outil complet, Thomas utilise également Zoom pour certaines réunions qui nécessitent une qualité vidéo et audio particulièrement élevée.
3. Slack pour les échanges rapides et informels: 
   Slack continue d'être utilisé par les équipes de Thomas pour les échanges rapides et les discussions informelles.

Pourquoi ces outils ont été efficaces ?

• Intégration et fonctionnalités : Microsoft Teams, en particulier, offre une suite complète d'outils de collaboration, ce qui simplifie la gestion des projets et favorise le travail d'équipe.
• Flexibilité: Ces outils permettent de communiquer à tout moment et en tout lieu.
• Richesse des échanges: Les réunions vidéo, les échanges écrits et les fonctionnalités de partage de fichiers permettent de mener à bien des projets complexes.
• Innovation : Certaines plateformes repoussent les limites de la praticité en intégrant des solutions basées sur l’intelligence artificielle comme Teams qui intègre l’IA  

Copilot afin de pouvoir enregistrer (avec accord préalable) les réunions visios pour réaliser des retranscriptions écrites à l’issue de celles-ci. 

Autres outils potentiels

En complément de ces outils, d'autres solutions peuvent être envisagées en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise :

• Trello ou Asana: Pour la gestion de projets et le suivi des tâches.
• Google Drive, Smash ou Dropbox: Pour le partage de fichiers.
• Miro: Pour les brainstormings et la collaboration en temps réel.

En optant pour Microsoft Teams, Thomas a trouvé une solution complète et efficace pour répondre aux besoins de son agence.

• La gestion des projets: Pour s'assurer que tous les projets avancent comme prévu, Thomas a adopté Trello, un outil de gestion de projets simple et intuitif.
• La motivation: Il organise régulièrement des réunions d'équipe virtuelles pour maintenir la cohésion et encourager ses collaborateurs.

Les clés du succès du télétravail dans une TPE/PME

Pour réussir sa transition vers le télétravail, il est essentiel de :

• Choisir les bons outils: Les outils numériques sont indispensables pour travailler à distance. Il existe une multitude de solutions adaptées à tous les besoins et à tous les budgets.
• Définir des règles claires: Il est important d'établir un cadre de travail clair pour tous les collaborateurs. Cela inclut les horaires de travail, les modalités de communication, les objectifs à atteindre, etc.
• Favoriser la communication: Le télétravail ne doit pas être synonyme d'isolement. Il est essentiel de maintenir un lien social entre les collaborateurs.
• Faire confiance à ses équipes: Le télétravail repose sur la confiance. Il est important de faire confiance à ses collaborateurs et de les laisser organiser leur travail.

Côté légal ça donne quoi ?

Conscient des enjeux liés à la mise en place du télétravail, Thomas a sollicité l'avis de son expert-comptable. Ce dernier l'a alerté sur la nécessité de respecter un cadre légal et RH rigoureux. Pour assurer une transition en douceur et éviter tout litige, Thomas a dû mettre en place les dispositifs suivants :

• Un accord collectif ou une charte : Ce document, élaboré avec le CSE, définit les règles du jeu en matière de télétravail : conditions d'éligibilité, durée, matériel, etc.
• La mise à jour des contrats de travail : Les contrats de travail des salariés concernés ont été adaptés pour intégrer les spécificités du télétravail (horaires, remboursement des frais, etc.).
• L'aménagement des postes de travail à domicile : Thomas a veillé à ce que ses collaborateurs disposent d'un espace de travail adapté et ergonomique.
• La préservation de la santé et de la sécurité : Des mesures ont été mises en place pour prévenir les risques liés au télétravail (évaluations des risques, formations, etc.).
• Le respect des obligations en matière de rémunération et de frais professionnels.
• La mise en place de modalités de suivi de l'activité.
• La protection des données personnelles.

En respectant ces obligations légales et en mettant en place les dispositifs nécessaires, Thomas a pu assurer une transition réussie vers le télétravail, tout en préservant les droits de ses salariés.

Les bénéfices pour l'entreprise et les collaborateurs : 

Le télétravail n'est plus une simple tendance, mais une réalité qui transforme en profondeur le monde du travail. Les bénéfices sont multiples, tant pour les entreprises que pour les collaborateurs :

• Augmentation de la productivité :
  De nombreuses études convergent vers un même constat : les télétravailleurs sont souvent plus productifs. 
  Une étude de Stanford a montré que les employés travaillant à domicile étaient 13,5% plus productifs que ceux travaillant au bureau. Cette hausse de productivité s'explique notamment par une réduction des interruptions et une meilleure concentration.
• Amélioration de la qualité de vie : 
  Le télétravail offre une flexibilité inégalée, permettant aux collaborateurs de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle. Selon une étude de la plateforme de travail à distance FlexJobs, 80% des télétravailleurs estiment avoir un meilleur équilibre vie professionnelle-vie personnelle.
• Réduction de l'absentéisme :
  Le télétravail peut contribuer à réduire significativement l'absentéisme.
  Une étude de la société de ressources humaines ADP révèle que les entreprises ayant mis en place des programmes de télétravail ont constaté une baisse de 28% de leur taux d'absentéisme.
• Attractivité de l'entreprise :
  Le télétravail est devenu un critère de choix déterminant pour de nombreux candidats, en particulier les jeunes générations. 
  Une étude de PwC montre que 79% des employés considèrent que la flexibilité du lieu de travail est un facteur important lors du choix d'un emploi.

Les bénéfices économiques du télétravail :

Le télétravail ne se limite pas à améliorer la qualité de vie des employés et la productivité des entreprises. Il engendre également des économies considérables, notamment en réduisant les coûts d'exploitation.

• Réduction des coûts immobiliers : En diminuant le besoin en espaces de bureaux, les entreprises peuvent réaliser des économies importantes sur les loyers, les charges (électricité, chauffage, entretien) et les impôts fonciers. Une étude de Global Workplace Analytics estime qu'une entreprise de 100 employés peut économiser en moyenne 22 000 dollars par employé et par an en passant au télétravail à temps plein.
• Baisse des coûts de fonctionnement : Le télétravail entraîne une diminution des coûts liés à la fourniture de matériel de bureau, à la restauration sur place, à l'impression et à la papeterie.
• Augmentation de la durée de vie des équipements : En utilisant leurs propres équipements à domicile, les employés contribuent à allonger la durée de vie du matériel informatique fourni par l'entreprise.
• Réduction de l'empreinte carbone : Le télétravail limite les déplacements domicile-travail, ce qui réduit les émissions de gaz à effet de serre et contribue à la lutte contre le changement climatique. Une étude de Morgan Stanley estime que si tous les employés américains travaillaient à domicile au moins deux jours par semaine, cela pourrait réduire les émissions de carbone de 54 millions de tonnes par an.

Les aides et les ressources disponibles

Si vous souhaitez vous lancer dans le télétravail, de nombreuses ressources sont à votre disposition :

• France Num & Anact : 
  Ces organismes Gouvernementaux proposent des formations et des accompagnements pour aider les TPE/PME à se digitaliser, il est donc possible de se faire accompagner d’un expert pour mettre en place le télétravail total ou partiel dans sa structure.
• Les régions : De nombreuses régions proposent des aides financières pour les entreprises qui souhaitent mettre en place le télétravail.
• Les chambres de commerce et d'industrie : Les CCI peuvent vous conseiller et vous orienter vers les bonnes solutions.

En conclusion, le télétravail est une opportunité à saisir pour les TPE/PME. En choisissant les bons outils et en mettant en place une organisation adaptée, vous pouvez améliorer la productivité de votre entreprise, réduire vos coûts et attirer de nouveaux talents.